همچنين در حين انجام اين پروژه مجبور هستيد از نرم افزارهاي Office نظيــر Word، Excell، Access، Powerpoint و .... استفاده كنيد، Joual ايـن امكان را فراهـم مي كند كه مدت زماني را كه صرف كـــار بر روي هر ســـند آفيس كرده ايد به همراه تاريخ و مكان ذخيره سازي آن ســند بــراي مراجعات بعدي ثبت شود. در پايان پروژه با آناليز و بررســـي ايــن  اطلاعــات متوجه خواهيم شــــد كه يك پروژه مشــخص چـــه ميزان انرژي مصــرف كرده است.

تایپ

تایپ فارسی

تایپ فرمول

تایپ فوری

ژورنال يا دفتر يادآورها همانند يك حسابرس شخصي است كه هر كاري را كه در محيط Office انجام مي دهيد براي مراجعات بعـــــدي ثبت مي كنيد، به طور مثال فرض كنيد در حال كار كردن بر روي پروژه اي هستيد، قصد داريد تماس هاي تلفني مرتبط با اين پروژه به همراه مدت زمان تماس، مـــــواردي كه در طي تماس تلفني مطرح شده است

تایپ

تایپ فارسی

تایپ فرمول

تایپ فوری

بــراي انجام اينكار از منوي File گزينه Options را انتخاب كنيد، در كادر Outlook Options ابتـدا بر روي گزينه Notes and joual كليك كنيد، سپس با اســتفاده از گزينه هاي موجود در بخش Note options تغييرات مورد نظر خود را اعمال كنيد.

تایپ

تایپ فارسی

تایپ فرمول

تایپ فوری

يادداشــت ها مكاني براي ذخيره موقت اطلاعاتي هستند كه فعلاً قصــد پــردازش آنها را نداريد. به طور مثال من قصد دارم بعد از اتمام جلسه و در اولين فرصت يادداشــت ايجاد شده را براي شـخص يا اشخاصي ايميل كنم، براي انجام اين كار كافي است ياددداشت مورد نظر را، بر روي دكمه Mail واقع در ناحيه پيمايش كشيده و رها كنيد.

Outlook ايميـل جديـدي را ايجاد مي كند كه بدنه آن در بر گيرنده محتويات يادداشــت خواهد بود.

تایپ

تایپ فارسی

تایپ فرمول

تایپ فوری

Notes يادداشـت هاي كوتاهي هسـتند كه در طول يك جلسه يا در حيــن يك تماس تلفني مي نويسـيد تــا بعـــــداً بتوانيد از اين يادداشــــت ها استــفاده كنيد، در واقع مي توان Notes را به دفترچه يادداشــت در دنياي واقعي تشبيه كرد. براي ايجاد و مديريت يادداشت ها بر روي آيكون Notes واقع در پايين ناحيه پيمايش (Navigation Pane) كليك كنيد.

تایپ

تایپ فارسی

تایپ فرمول

تایپ فوری

همانطور كه بارها در اين كتاب به آن اشـاره كرديم ارســال و دريافت ايميل تنها يكي از امكانــات نرم افزار Outlook مي باشــد، توليــد كنندگان ايــن نرم افزار اهدافي فراتر از يك نرم افزار ارســال و دريافت ايميل در ســر داشته انـد. يكي از اين اهداف ايجاد نظم و ترتيب در كارها مي باشد، هــدف ديگري كه مد نظر بوده حذف سيسـتم كاغذي و روي آوردن به سيسـتم ديجيتالي اسـت، براي اين اهداف ابزارهاي مختلفي در اوت لوك گنجــانده شـده  كه در درس هاي قبلي به بعضي از اين امكانات اشاره كرديم، از ديگر ابزارهايــي كه به اين مهم كمك فراواني مي كنند Notes(يادداشــت ها) و Joual(دفتر يادآورها) هستند كه در اين فصل به طور مختصر به بررسي آنها مي پردازيم.

تایپ

تایپ فارسی

تایپ فرمول

تایپ فوری

 يكـي از امكانات نرم افزار outlook انجام خودكار دســتورها بر روي ايميل ها است كه وارد صندوق ايميل هاي رسيده (Inbox) مي شــوند. بـــراي ايــن كار بايد قوانيني تعريف كنيد تا بر روي ايميل هــاي دريافتي اعمـــال گردنــد،به طور مثــال قصد داريم قانوني تعريف كنيم تا تمام ايميل هاي دريافتي از شـخصي يا اشـخاص خاصي به پوشـه اي كه خودمان ايجـاد كرده ايم منتقل شوند. براي انجام ايــن كار در پنجرة اصلي Outlook در زبانة Home بر روي ريبون در قسمت Move بر روي گزينة Rules كليك كنيد از كادر ظاهر شده گزينة Manage Rules & Alerts را انتخاب كنيد.

تایپ

تایپ فارسی

تایپ فرمول

تایپ فوری

براي ايجاد يك پوشه جستجوي سفارشي، در انتهاي كادر محاوره ايNew Search Folder بر روي گزينــه Create a custom Search Folder كليك كنيد. سپس بر روي دكمه choose كليك كنيد. در كادر ظاهر شده در قسمت Name نامي معنادار را براي پوشــه جســتجو تايپ كنيد ، سپس بر روي دكمه criteria كليك كنيد.

تایپ

تایپ فارسی

تایپ فرمول

تایپ فوری

پوشه هاي جســتجو در ناحية پيمايش (Navigation Pane) در سمـــت چپ پنجره اصلي Outlook در نماي Mail قرار دارند. بر روي پوشه Search Folders كليك راست كنيد ، از كادر ظاهر شــده گزينــه New Search Folder را انتخاب كنيـــد

تایپ

تایپ فارسی

تایپ فرمول

تایپ فوری

Outlook روشــي مناسـب و كارآمــد بــراي دســته بندي اطلاعات با خصوصيــات مشــابه دارد. در ايــن روش اطلاعات در پوشــه هايي با نام search folders دسته بندي و ذخيره مي شوند. پوشه هاي جستجو به شمــا امكان مي دهند به سرعت پيام ها را با شرايط خاص در Outlook پيدا كنيد. هنگام ايجاد پوشة جستجو بايد شرايط جستجو را براي آن تعيين كنيد.

تایپ

تایپ فارسی

تایپ فرمول

تایپ فوری